Pasos para organizar un evento para tu empresa
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Pasos para organizar un evento para tu empresa

organizar un evento

Los eventos son una gran herramienta para marcar la diferencia con tu competencia por ello las empresas deberían aprovechar este tipo de actividad para potenciar su imagen, fidelizar y captar nuevos clientes. Existen tres etapas bien definidas en la creación de los eventos: el antes, el durante y el después. También hay una serie de factores comunes para la elaboración de cualquier tipo de evento.

 

Elaboración de un briefing

Es un documento que se revisa continuamente y donde se plasma el planteamiento estratégico que se va a llevar a cabo para cumplir las metas fijadas. En él se comunica lo que se quiere hacer y los objetivos que se quieren conseguir. En este documento se recopilan los siguientes puntos, entre otros muchos:

   La idea creativa

   El público objetivo

   La fecha y lugar de celebración

   El presupuesto

   El programa del desarrollo del evento

   Las gestiones con los proveedores

   Las acciones durante, antes y después del evento.

 

El segundo factor, es la creatividad que se ha convertido en uno de los elementos más demandados a la hora de organizar un evento ya que es lo que marca la diferencia frente a la competencia. Un evento debe generar impacto y ayudar a fidelizar al público objetivo mediante el recuerdo durante y después del evento, por ello deben ser lo más creativos posibles. Las nuevas tecnologías son otro componente que cobra un gran protagonismo. En la mayoría de los eventos el sonido, la iluminación y las imágenes se están convirtiendo en elementos imprescindibles.

 

Etapas para organizar un evento con éxito

La fase pre-evento: la planificación y la preparación. En esta etapa se trabajan varios aspectos, como el desarrollo del briefing, la definición de los objetivos, la búsqueda de la localización y el desarrollo de la idea, así como definir la lista de invitados, invitaciones, confirmación, catering…

La segunda etapa, es la producción y el desarrollo del día del evento. Es el momento de preparar todo para este día hay que realizar el seguimiento del montaje para que todo esté preparado. En esta fase se realizan las gestiones con los proveedores necesarios para el proyecto.

Asimismo, con todos los datos se elabora un plan de trabajo, se realizan diversos ensayos y se establece una escaleta para que pueda seguir el equipo de producción. Lo más importante en esta parte es la organización y tener en cuenta que siempre ocurrirán problemas inesperados y de última hora por lo que es muy importante la capacidad de reacción para que todo se solucione de la mejor forma posible.

Terminado el evento, incluido el desmontaje, se pasa a la fase donde se analizan los resultados obtenidos. Es también el momento de valorar la satisfacción del cliente, la consecución de los objetivos y el ROI (el impacto y resultados del evento en relación con el retorno de los objetivos). Enviar los agradecimientos, revisar las redes sociales y elaborar reportes y sugerencias para futuros eventos.

 

¿Qué tiene Indexa que nos diferencia de nuestros competidores?

En Indexaweb somos especialistas en hacer eventos diferentes que sorprendan al usuario por su creatividad y por su puesta en escena. Ofrecemos la posibilidad de cubrir el evento a través de un streaming para multiplicar el número de personas a las que llegará tu mensaje.

Por estas razones y muchas más, el Streaming de vídeos se trata de una herramienta realmente válida para las compañías actuales, donde existen grandes posibilidades de visualización de tu contenido.

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AUTOR: Indexaweb

Indexaweb es una agencia de comunicación, marketing online y social media que está especializada en el sector médico-sanitario.

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